Błędne koło myślenia o automatyzacji

Nie ma znaczenia czy reprezentujesz małą, średnia czy dużą firmę, lub czy jesteś firmą jednoosobową. Czy jako przedsiębiorca, zdarzyło Ci się pomyśleć, że jest tyle biurokracji, tyle spraw w biurze, które mogłyby się dziać szybciej, sprawniej wręcz automatycznie ale nie masz czasu żeby się tym zająć i pomyśleć o automatyzacji, bo wprowadzenie tego zajęłoby zbyt dużo czasu? Błędne koło.

Brzmi jak paradoks, prawda? Aby zaoszczędzić czas trzeba poświęcić czas.

Ale nie jest to do końca paradoks a proces, który wymaga szybkiego wdrożenia, a jego efekty będą widoczne natychmiast, a co najważniejsze, będą długotrwałe.

Na początku procesy biurowe nie są aż tak uciążliwe. Mamy więcej czasu bo pula klientów jest mniejsza. Wypełnianie papierów, wklepywanie danych jawi się jako wypełniacz czasu, który sprawia, że czujemy „że się nadpracowaliśmy” czyli rośnie poczucie produktywności. Ale z biegiem tygodni, miesięcy wzrasta ilość klientów czy usług, które oferujemy i szeroko rozumiane prace biurowe zaczynają nas uwierać. Rośnie liczba faktur do zaksięgowania, listów do wysłania, a gdzie jeszcze czas na wygenerowanie raportów, analizę biznesu, nowe pomysły czy pogadanki z personelem? Brakuje też czasu na skupienie się na trzonie naszej firmy, na tym, co generuje bezpośredni przychód i tworzy naszą działalność gospodarczą (core business).

Brak czasu jest wymówką, która działa na naszą niekorzyść. Codziennie przybywa zadań, które mogłyby być zautomatyzowane.

Wiele firm posiada narzędzia biurowe, które są wykorzystywane tylko w kilku procentach ich pełnych możliwości. Może znasz to z autopsji? Excel jest wykorzystywany tylko do wprowadzania danych, niewielu słyszało o makro czy ustawieniach, które automatycznie generują raporty a nawet automatycznie wysyłają dane na maila.

A automatyzacja w Outlooku, która umożliwia przesyłanie i porządkowanie wiadomości w foldery bez naszej ingerencji, powiadomienia, kalendarz prywatny i wspólny dla wszystkich/lub wybranych członków zespołu? A zarządzanie projektami, tworzenie Gantt chartów do najmniejszych nawet projektów aby śledzić co się dzieje, z czym zalegamy a gdzie są nadwyżki?

To tylko kilka z przykładów. 

To prawda, że potrzeba czasu, raczej tygodni niż dni, żeby wprowadzić zmiany w systemach biurowych, zautomatyzować te procesy, które się da i nauczyć się korzystania w pełni z posiadanych urządzeń. Ale ten czas, jest niczym w porównaniu z czasem jaki zaoszczędzimy długofalowo.

Automatyzacja nie jest zbędnym elementem, fanaberią, ale koniecznością w szybko zmieniającym się świecie. Koniecznością, która wkrótce może znaczyć dla firmy „być” lub „nie być”. Zachęcamy do zrobienia kroku w kierunku rozwoju, bo jak to pięknie ujęła kiedyś dobrze znana firma „jesteście tego warci”. Posiadanie własnej działalności wiąże się z wieloma wyrzeczeniami i wymaga samozaparcia szczególnie w pierwszym okresie jej istnienia. Nie zmarnujcie tej szansy, zadbajcie o oszczędność czas od samego początku a wkład pracy i czasu na wdrożenie tych procesów szybko przyniesie zysk. Zostanie czas na zajęcie się pozyskiwaniem nowych klientów, ulepszaniem usług, interakcje z personelem, a przede wszystkim na analizę rynku i kreowanie nowych pomysłów, czego serdecznie wszystkim życzymy. Pamiętajcie, że jest różnica między produktywnością a byciem zajętym.

Przypominamy, że do 28 sierpnia można się do nas zgłosić w ramach inicjatywy LEMON PROJECT IRELAND https://www.youreverestcoaching.com/lemon-project-ireland. Spośród aplikacji wybierzemy 3 firmy, którym za darmo (bez haczyków czy ukrytych kosztów) zautomatyzujemy systemy biurowe i przygotujemy personel do zarządzania zmianą.

Kontakt i aplikacja https://www.youreverestcoaching.com/contact

Materiał opublikowany w ramach wspólnej akcji „Studia Dublin” i portalu „Polska-IE”, która wspiera polskie firmy na Zielonej Wyspie.

Polska-IE: Udostępnij...
EnglishIrishPolishRussianSpanish
EnglishIrishPolishRussianSpanish